Lo mínimo indispensable
- Planes con duración en días. Mensual = 30 días, quincenal = 15, trimestral = 90. Un plan "hasta fin de mes" no se puede controlar.
- Vencimiento que se corre solo al cobrar. Si tenés que editar la fecha a mano, no es un software de cuotas, es una agenda.
- Estados automáticos: activo, por vencer, vencido, inactivo. Calculados por el sistema todos los días, no marcados por una persona.
- Medios de pago de acá: efectivo, transferencia, Mercado Pago, tarjeta. Y que el cierre de caja los separe.
- Cuenta corriente por socio: pagos parciales, deuda acumulada y el fiado de la tienda en un solo saldo.
- Reporte de deudores con días de atraso y monto.
- Recibo de cada cobro, aunque sea interno.
Lo que marca la diferencia
- Alertas de vencimiento en la pantalla de inicio: a quién recordarle hoy.
- Cierre de caja por turno y por cobrador, para saber quién registró qué cuando cobran varias personas.
- Congelamientos: pausar la membresía por vacaciones o lesión sin que el socio pierda días pagos.
- Importar desde Excel, para arrancar sin cargar 200 socios a mano.
- Que el socio vea su vencimiento desde su celular. Menos "¿hasta cuándo tengo pago?" en el mostrador.
- Seguimiento de morosos: la lista de los que dejaron de pagar con el mensaje a un clic. Ver cómo reducir la morosidad.
Lo que no hace falta (todavía)
Débito automático de la cuota del socio: suena ideal, pero en Argentina la mayoría paga en efectivo o por transferencia el día que va, y los sistemas que lo prometen suelen cobrar comisión por cada cuota. Facturación electrónica integrada: casi ningún gimnasio chico factura cada cuota; se hace con el facturador de ARCA por totales. Molinete: es hardware caro que resuelve un problema que un QR y una persona en recepción ya resuelven.
Hay que decirlo también del lado nuestro: GymManager hoy no genera links de pago ni acredita cuotas automáticamente, y no emite factura electrónica. Lo que sí hace está en Cuotas y cobranzas.
Cómo probar un software de cuotas en una hora
- Cargá tres planes reales con su precio y su duración.
- Cargá cinco socios, uno por estado: uno al día, uno que vence mañana, uno vencido hace 2 días, uno vencido hace 20 y uno congelado.
- Cobrale a uno y mirá si el vencimiento se corrió solo y bien.
- Cerrá la caja. Si no te dice cuánto entró por efectivo y cuánto por transferencia, no sirve.
- Abrí el reporte de deudores. Tiene que estar el de 2 días y el de 20, y no el congelado.
Con GymManager eso se hace en la prueba gratis de 14 días, sin tarjeta. Si el gimnasio tiene hasta 15 socios, después sigue gratis.